最近贵祥在工作中发现，不少同仁仍然不知道如何来发邮件，或者说不习惯用邮件来处理业务问题。其实公司内工作，邮件的正确使用非常重要，你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，即使起争执了就是证据，年终总结盘点也知道自己每天都干了些什么，也就是平常说的重书面、轻口头。

关于写邮件如何写，贵祥要给大家说说发邮件过程中10个细节吧。

1. 收件人 收件人，就是要主要阅读你的邮件的人，是你想他了解你的信息或者你希望得到他的回复的人，要根据实际需要来，不要一大串人全放在收件人中，要用好抄送功能，省得浪费大家的时间啊；
2. 抄送 抄送是给相关需要了解信息的人，就是知会一下，让需要知道的人知道邮件内容，一般不需要回复。
   日常工作中，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去抄送，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了问题也没人帮助你。就算你的主管没时间看，也没关系，别的收件人看到也是一样有效果，他可以不给你面子，但他会考虑你主管也收到邮件了，不给你面子就等于不给你老大面子，估计效果会好些。
3. 加密抄送 就是放那些你想让其知道邮件内容，但又不想收件人、抄送人知道的人。
   日常工作中，可以放更高一级别的领导，或者放你直管的下属。
4. 转发 有时候，你收到邮件的内容，需要其他人协同处理的，而其又不在收件人中，你可以选择转发。提醒一下，转发邮件一定要注意邮件的内容，有时候别人发给你的邮件并不希望你转发，所以对敏感性的邮件转发时多考虑一下，或咨询原发件人。
5. 回复 礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。
6. 已读回执
   为什么要求对方给已读回执，通常两个功能：
   1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。
   2.是个人目的看收件人究竟打开过没有。
7. 优先级 那种不分状况用优先级的人，是令人讨厌的。加了感叹号的邮件红色显示，肯定会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要我们发件时很好地判断。
8. 群发
   目前，大家多使用公司提供的企业邮件系统，每个员工都在通讯录中，群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发，你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的。
9. 自动回复
   贵祥也时常收到这种自动回复的邮件，我认为这是一个好的功能，是在自己不能处理邮件时的一种好的替代。但不赞成每封邮件都自动设置回复，会让人担心你是否真的支读邮件。当然休假了，可以将相关信息放在自动回复里，这样需要找你的人一旦发邮件给你就知道了。建议自动回复内容：1、谁负责你的工作，2、你什么时间回，3、紧急任务如何联络你……。
10. 签名档
    签名档一般放你的姓名、职位、电话、传真、邮件，还有公司的Logo、网址。
    当然，你也可以放你的博客、微博等。
    先说这些吧，希望对常写邮件的兄弟姐妹们有所帮助。写到最后，在标题上加了个<1>，贵祥近期会再写或找一些关于写、收邮件的内容。

2011.05.11