最近贵祥在工作中发现,不少同仁仍然不知道如何来发邮件,或者说不习惯用邮件来处理业务问题。其实公司内工作,邮件的正确使用非常重要,你做过什么,要去做什么,需要别人做什么,写邮件发出去,即使起争执了就是证据,年终总结盘点也知道自己每天都干了些什么,也就是平常说的重书面、轻口头。

关于写邮件如何写,贵祥要给大家说说发邮件过程中10个细节吧。

  1. 收件人 收件人,就是要主要阅读你的邮件的人,是你想他了解你的信息或者你希望得到他的回复的人,要根据实际需要来,不要一大串人全放在收件人中,要用好抄送功能,省得浪费大家的时间啊;
  2. 抄送 抄送是给相关需要了解信息的人,就是知会一下,让需要知道的人知道邮件内容,一般不需要回复。
    日常工作中,你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的,或者这件事你需要领导支持的,一定要去抄送,不然你做了很多事情,领导不知道,你就是出了问题也没人帮助你。就算你的主管没时间看,也没关系,别的收件人看到也是一样有效果,他可以不给你面子,但他会考虑你主管也收到邮件了,不给你面子就等于不给你老大面子,估计效果会好些。
  3. 加密抄送 就是放那些你想让其知道邮件内容,但又不想收件人、抄送人知道的人。
    日常工作中,可以放更高一级别的领导,或者放你直管的下属。
  4. 转发 有时候,你收到邮件的内容,需要其他人协同处理的,而其又不在收件人中,你可以选择转发。提醒一下,转发邮件一定要注意邮件的内容,有时候别人发给你的邮件并不希望你转发,所以对敏感性的邮件转发时多考虑一下,或咨询原发件人。
  5. 回复 礼貌上讲,邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置,并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。
  6. 已读回执
    为什么要求对方给已读回执,通常两个功能:
    1.很重要的邮件,需要知道对方是否读过,这个很重要,是内容重要而不是时间紧迫,因为如果是需要在限定的时间内读,就需要用邮件的优先级功能了。
    2.是个人目的看收件人究竟打开过没有。
  7. 优先级 那种不分状况用优先级的人,是令人讨厌的。加了感叹号的邮件红色显示,肯定会引起阅读者的重视,但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救,发这种邮件是无济于事的。所谓重要,需要我们发件时很好地判断。
  8. 群发
    目前,大家多使用公司提供的企业邮件系统,每个员工都在通讯录中,群发起来特别顺手。可是,不是任何事情都需要群发,你可能觉得收件人可以自己选择是否删除,而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的。
  9. 自动回复
    贵祥也时常收到这种自动回复的邮件,我认为这是一个好的功能,是在自己不能处理邮件时的一种好的替代。但不赞成每封邮件都自动设置回复,会让人担心你是否真的支读邮件。当然休假了,可以将相关信息放在自动回复里,这样需要找你的人一旦发邮件给你就知道了。建议自动回复内容:1、谁负责你的工作,2、你什么时间回,3、紧急任务如何联络你……。
  10. 签名档
    签名档一般放你的姓名、职位、电话、传真、邮件,还有公司的Logo、网址。
    当然,你也可以放你的博客、微博等。
    先说这些吧,希望对常写邮件的兄弟姐妹们有所帮助。写到最后,在标题上加了个<1>,贵祥近期会再写或找一些关于写、收邮件的内容。

2011.05.11